Klachtenprocedure

Probleem of klacht: los het op in het bad!

 

 

De ’s-Hertogenbossche Watervrienden werken uitsluitend met enthousiaste vrijwilligers die hun uiterste best doen om goede zwemlessen te geven. Dat neemt niet weg dat u binnen de vereniging ergens tegenaan kunt lopen, of een klacht heeft.

Ons streven is om problemen of klachten in het zwembad op te lossen. Onze uurleiders en bestuursleden zijn goed toegankelijk en staan u graag te woord. Meestal is na enig overleg het probleem snel opgelost.

Is uw probleem of klacht nog steeds niet naar behoren opgelost? Dan kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure.

1. Klacht melden

Als (kader)lid of ouder van een lid dient u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Hiertoe schrijft u een e-mail naar: voorzitter@s-hertogenbosschewatervrienden.nl.

In dit bericht schrijft u in ieder geval:

• uw naam en telefoonnummer en emailadres waarop we u kunnen bereiken;
• de klacht zelf: formuleer uw klacht zo duidelijk en concreet mogelijk;
• tijdstip/moment waarop de klacht betrekking heeft.

2. Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw bericht neemt de secretaris of voorzitter van het bestuur binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit eerste gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht afgehandeld is, hangt af van de aard van de klacht. Streven is om uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het contact wordt uw klacht voorgelegd aan het (dagelijks) bestuur of –indien van toepassing- de voorzitter van de betreffende commissie.

3. Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort altijd ook eventueel andere betrokkenen. Gaat het probleem of de klacht over een (kader)lid, dan neemt het bestuur contact met dit (kader)lid op om de andere kant van het verhaal te horen. Indien nodig worden de vertrouwenspersoon ingeschakeld. Het bestuur houdt betrokken (kader)leden op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

4. Afhandeling

Het (dagelijks) bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. De secretaris of voorzitter informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren.

Zodra de klacht is afgehandeld, maakt het bestuur een kort verslag waarin in ieder geval de volgende onderdelen zijn opgenomen:

• Aard klacht
• Analyse probleem
• Overeengekomen oplossing
• Stappen ter preventie van soortgelijke situatie

Dit verslag stuurt het bestuur naar alle belanghebbenden. Het bestuur neemt het verslag op in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.

De 's-Hertogenbossche Watervrienden streeft naar een zwemklimaat zonder ongewenste intimiteiten en acht het van belang dat ongewenste omgangsvormen, waaronder seksuele intimidatie, wordt voorkomen en bestreden.
Wij vinden het daarom essentieel dat zowel de kaderleden als de zwemmende leden in vertrouwen met een deskundige kunnen praten en professioneel advies kunnen krijgen. Binnen onze vereniging is Anita Timmermans onze interne vertrouwenspersoon waarmee u contact op kunt nemen indien u dit wenst.  Anita Timmermans is te bereiken onder het volgende email adres:
vertrouwenspersoon@s-hertogenbosschewatervrienden.nl

Naast onze interne vertrouwenspersoon is het Vertrouwenspunt Sport van NOC*NSF beschikbaar voor de zwembadbranche. Het telefoonnummer van het Vertrouwenspunt Sport is: 0900 202 5590 en kost € 0,10 per minuut. De hulplijn met deskundige hulpverleners is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 08.00 tot 22.00 uur en op zaterdag van 12.00 tot 16.00 uur. Op zondag is er geen bereikbaarheid.

Vertrouwelijk
Medewerkers van de zwembaden, ouder(s), verzorger(s), leden van een zwemvereniging, eigenaren of medewerkers van een zwemschool, leerkrachten en anderen die betrokken zijn bij (school) zwemmen kunnen vertrouwd, met iemand van buitenaf, praten, vragen stellen, twijfels of klachten uitspreken dan wel om advies vragen. 

Bedoeling
Het Vertrouwenspunt Sport is bedoeld voor éénmalige en kortdurende ondersteuning en biedt diverse mogelijkheden: van het bieden van een luisterend oor tot het geven van korte adviezen of doorverwijzing naar bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon uit de poule van vertrouwenspersonen van NOC*NSF.

Begeleiding
De vertrouwenspersoon kan door het Vertrouwenspunt Sport worden ingeschakeld voor bijvoorbeeld slachtoffers van ongewenst gedrag/seksuele intimidatie, beschuldigden en mensen die zich afvragen of zij de grens van het toelaatbare overschrijden. De begeleiding van de vertrouwenspersoon is uitsluitend voor de aangever en de beschuldigde. Deze begeleiding is gratis en gebeurt vertrouwelijk. Vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor en zoeken samen met de beschuldigde, de zwemorganisatie of de aangever naar een oplossing.

Meer informatie
Het Vertrouwenspunt Sport van NOC*NSF is onderdeel van een samenhangend stelsel van maatregelen dat in samenwerking met de sportbonden is opgezet en waar sinds 1996 aan wordt gewerkt. Meer informatie over de aanpak van NOC*NSF is te vinden op www.watisjouwgrens.nl.